Wykorzystanie sztucznej inteligencji do analizy dokumentów w firmach – rewolucja AI, która zmienia zasady biznesowej gry  

Sterty papierów, dziesiątki plików, analizowanie dokumentów, wyciąganie wniosków, tworzenie podsumowań. Czy brzmi to jak żmudny proces pochłaniający Twoim pracownikom cenny czas w pracy?  

Wyobraź sobie świat, w którym przekopywanie się przez stosy dokumentów online i offline, wyodrębnianie istotnych informacji oraz przygotowywanie kompleksowych podsumowań stają się przeszłością. Uwalniasz zasoby pozwalające Ci realizować biznesowe wyzwania, na które do tej pory Twojemu zespołowi nie starczało mocy przerobowych. Uzyskujesz o wiele dokładniejsze, kompleksowe rezultaty dowolnych analiz dokumentów. Podejmujesz trafniejsze decyzje biznesowe.  

Choć brzmi to jak futurystyczna wizja utopijnego przedsiębiorstwa, jest już całkiem realnym rozwiązaniem, gotowym do wdrożenia w Twojej firmie. A wszystko to dzięki rozwojowi sztucznej inteligencji (AI), a konkretnie dużym modelom językowym (LLM), takim jak ChatGPT, o którym z pewnością zdarzyło Ci się już słyszeć.  

Tradycyjne metody analizy dokumentów w firmach – mrówcza praca obarczona ryzykiem ludzkim  

Nie od dziś wiadomo, że potencjalne błędy człowieka znacząco zwiększają poziom ryzyka podejmowanych przedsięwzięć. Zwłaszcza biznesowych, opartych o wytężoną pracę umysłu. Do takich z pewnością należy analiza firmowych dokumentów, która odgrywa kluczową rolę w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu informacją.  

Manualne przeglądanie dokumentów papierowych i cyfrowych, które w większości najpierw musiały zostać zeskanowane. Wyodrębnianie z nich najistotniejszych danych, a następnie ręczne kodowanie, wprowadzanie do arkuszy kalkulacyjnych lub baz danych w celu ułatwienia wyszukiwania i analizy. Z pewnością tak wygląda codzienność wielu zespołów w Twoim przedsiębiorstwie.  

Choć wydawać Ci się może, że sprawę rozwiązuje oprogramowanie do rozpoznawania znaków optycznych (OCR), które automatycznie konwertuje skany na tekst cyfrowy i ułatwia wyszukiwanie słów kluczowych, nadal proces ten wymaga ręcznego przeglądania i kodowania, a dokumentacja musi być manualnie aktualizowana. Jednym słowem, katorżnicza, mrówcza praca, która prędzej czy później wykończy nawet najbardziej solidnego pracownika. 

W tradycyjnych metodach analizy dokumentów w firmach zawsze kryją się wyzwania. Tego typu procesy są czasochłonne, pracochłonne i podatne na błędy, a przez to kosztochłonne. Utrudniają wyszukiwanie i analizę informacji z dużej liczby dokumentów, a także spowalniają procesy biznesowe, przez co często uniemożliwiają skalowalność.  

Te argumenty zdają się być wystarczające, by poszukać rozwiązania, które wesprze kluczowe obszary Twojego przedsiębiorstwa i pozwoli podejmować Ci szybsze oraz trafniejsze decyzje, a pracownikom powierzyć zdecydowanie ciekawsze zadania niż czytanie, ręczne segregowanie i wyciąganie kluczowych informacji z umów, raportów czy wiadomości e-mail, które potrafi trwać godzinami.  

Duże modele językowe (LLM) – superbohaterowie Twojej firmowej analizy na wyciągnięcie ręki  

Duże modele językowe, takie jak ChatGPT, to przełomowa technologia. Są rodzajem sztucznej inteligencji, która została wytrenowana na ogromnych zbiorach danych językowych.  

Potrafią generować, przetwarzać i analizować teksty w sposób przypominający ludzkie myślenie. LLM są w stanie zrozumieć kontekst i wyodrębnić istotne informacje z dużych zbiorów dokumentów. Jak się pewnie domyślasz, czyni je to niezwykle przydatnymi narzędziami do automatyzacji firmowych procesów analizy dokumentów.  

Zobacz, jakie zadania mogą wykonać duże modele językowe, by usprawnić działanie Twojego przedsiębiorstwa:  

• Analiza tekstu: LLM potrafią czytać i rozumieć dokumenty, wyciągając z nich kluczowe informacje.  

• Klasyfikacja dokumentów: LLM są w stanie automatycznie kategoryzować dokumenty według tematyki, np. umowy, faktury, raporty.  

• Generowanie podsumowań: Tworzenie krótkich i przejrzystych streszczeń najważniejszych kwestii z dokumentów nie stanowią dla LLM wyzwania.  

• Odpowiadanie na pytania: LLM potrafią udzielać odpowiedzi na konkretne pytania dotyczące treści dokumentów.  

Nie tylko ChatGPT – najwięksi gracze na rynku dużych modeli językowych  

Na rynku dostępnych jest wiele modeli LLM, które mogą być przydatne do analizy dokumentów w firmach takich, jak Twoja. Poniżej znajdziesz niektóre z nich.  

• ChatGPT (OpenAI) – jeden z najpopularniejszych LLM, znany ze swojej wszechstronności i zdolności do generowania realistycznego tekstu. W dodatku dostępny bezpłatnie dla wszystkich użytkowników. Dzięki niemu możesz zautomatyzować wiele zadań związanych z analizą dokumentów, takich jak: podsumowywanie i kategoryzowanie dokumentów, wyodrębnianie z nich kluczowych informacji czy tłumaczenie ich na języki obce.  

• Jurassic-1 Jumbo (AI21 Labs) – LLM o imponującej dokładności i szybkości przetwarzania. Szczególnie dobrze sprawdza się w zadaniach analitycznych, takich, jak: sprawdzanie poprawności informacji zawartych w dokumentach, identyfikowanie nietypowych wzorców lub odchyleń w danych czy udzielanie wyczerpujących odpowiedzi na pytania dotyczące treści dokumentów. 

• Megatron-Turing NLG (Microsoft) – ten LLM wyróżnia się zdolnością do generowania różnych formatów tekstowych. Może być pomocny w zadaniach związanych z tworzeniem treści, takich jak: automatyczne generowanie raportów na podstawie danych zawartych w dokumentach czy przygotowywanie prezentacji zawierających kluczowe informacje z dokumentów.  

• Bloom (Hugging Face) – LLM o otwartej architekturze, dzięki czemu może być dostosowywany do specyficznych potrzeb biznesowych. Przyda się do analizowania sentymentu (określania opinii i nastrojów wyrażonych w dokumentach), identyfikowanie głównych tematów poruszanych w dokumentach, a także segmentowania tekstu na mniejsze, spójne fragmenty.  

• WuDao 2.0 (Beijing Academy of Artificial Intelligence) – ciekawy gracz w branży LLM, który dedykowany jest językowi chińskiemu. To cenne narzędzie dla firm działających na tamtejszym rynku, które m.in. przetłumaczy dokumenty z języka chińskiego na inne języki i odwrotnie, dostosuje treści do chińskiego kontekstu kulturowego, a także wykona zadania analityczne na bazie chińskich dokumentów.  

AI + człowiek – efekt synergii w analizie firmowej dokumentacji  

Wszystkie wspomniane duże modele językowe dostępne za pośrednictwem interfejsu API i mogą być zintegrowane z różnymi systemami firmowymi, takimi, jak chociażby CRM, ERP oraz innymi narzędziami biznesowymi, na przykład do zarządzania treścią czy automatyzacji marketingu. To pozwala na płynne wdrożenie tego rozwiązania w istniejących strukturach firmy.  

Wprowadzenie sztucznej inteligencji do procesu analizy dokumentów w Twoim biznesie może przynieść wiele korzyści. Dzięki swoim zaawansowanym algorytmom, LLM potrafią szybko przeszukiwać duże ilości tekstu, automatycznie klasyfikować dokumenty, wydobywać kluczowe informacje oraz generować skróty, co znacząco przyspiesza i ułatwia proces analizy oraz usprawnia zarządzanie zasobami informacyjnymi w firmie.  

Każdy z wspomnianych wcześniej LLM ma swoje unikalne zalety i wady, dlatego ważne jest, aby wybrać ten, który najlepiej odpowiada specyficznym potrzebom Twojego przedsiębiorstwa. Większość z nich jest wciąż w fazie rozwoju – mogą więc generować błędne lub wprowadzające w błąd informacje. Miej to na uwadze i nie rezygnuj z kadry, która będzie wdrażała te rozwiązania w Twojej firmie.  

Człowiek zaznajomiony ze sztuczną inteligencją i wykorzystujący ją do rutynowych zadań, może stać się o wiele bardziej wydajny i dokładny, skupić się na strategicznych działaniach. Jeśli zdecydujesz się na taką rewolucję w swojej firmie i zamiast narracji o redukcji etatów przez AI, postawisz na wskazanie pracownikom szans na rozwój, efekt synergii masz gwarantowany. Firmy, które wdrożą LLM do analizy dokumentów, bez wątpienia mogą uzyskać przewagę konkurencyjną dzięki zwiększonej efektywności, skrupulatności i lepszemu podejmowaniu decyzji.  

Przed rozpoczęciem pracy z konkretnym LLM, zapoznaj się z jego możliwościami, ograniczeniami i warunkami użytkowania. Pamiętaj też, że duże modele językowe to potężne narzędzia, dlatego wykorzystuj je w swojej firmie odpowiedzialnie. Najlepiej jeśli ustanowisz jasne wytyczne dotyczące korzystania z LLM, które sprawią, że narzędzia te będą wykorzystywane w sposób etyczny, zgodny z wartościami i celami Twojej firmy.  

Praktyczne zastosowania LLM w Twojej firmie  

Jeśli chodzi o analizę dokumentów firmowych, działanie LLM jest naprawdę proste i zawiera się w kilku krokach:  

• Ty lub Twój pracownik przesyłacie pliki tekstowe, e-maile czy umowy do systemu opartego na LLM.  

• LLM przetwarza dokumenty, wyciąga kluczowe informacje i zależności.  

• Otrzymujecie gotowe podsumowania, klasyfikacje i odpowiedzi na Wasze pytania dotyczące dokumentów.  

By jeszcze uprościć sprawę, przedstawimy to na przykładach realnych korzyści, jakie duże modele językowe mogą przynieść konkretnym działom w Twojej firmie:  

• Dział sprzedaży: LLM przeanalizuje oferty i maili od potencjalnych klientów w celu identyfikacji ich potrzeb i przyspieszenia procesu sprzedaży.  

• Dział księgowy: LLM automatycznie sklasyfikuje faktury i wyciąganie dane potrzebne do księgowości.  

• Dział prawny: LLM przeanalizuje umowy i wykryje potencjalne ryzyka prawne.  

• Dział HR: LLM przeanalizuje CV i listy motywacyjne w celu identyfikacji kandydatów pasujących do profilu stanowiska.  

Jak więc widzisz, wdrożenie dużych modeli językowych w Twojej firmie znacznie skróci czas potrzebny na analizę dokumentów, co pozwoli Twoim pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Po drugie, poprawi dokładność analizy, eliminując błędy ludzkie i zapewniając bardziej spójne wyniki. W dodatku, dzięki skalowalności LLM, Twoja firma może zacząć efektywnie przetwarzać duże ilości dokumentów, co pozwoli Ci na szybsze podejmowanie decyzji i reagowanie na zmiany w otoczeniu biznesowym.  

Czas na rewolucję w analizie Twoich firmowych dokumentów – wykorzystaj potencjał LLM już dziś  

Wdrożenie AI do analizy dokumentów nie wymaga rozległej wiedzy technicznej i może przynieść znaczne korzyści różnym działom i procesom biznesowym w Twojej firmie. Dostępnych jest wiele rozwiązań dedykowanych firmom, które ułatwiają integrację LLM z istniejącymi systemami i procesami. 

Lada moment sztuczna inteligencja na dobre rozgości się w świecie biznesu. Wraz z rozwojem technologii, rola LLM w analizie dokumentów będzie rosła. Z całą pewnością duże modele językowe zyskają jeszcze większą precyzję i wszechstronność w analizie naturalnego języka. To sprawi, że będą w stanie generować bardziej szczegółowe i wyczerpujące raporty oraz analizy.  

Z kolei ich integracja z innymi systemami informatycznymi w przedsiębiorstwach, zautomatyzuje całe procesy biznesowe. A automatyzacja tych procesów może przyspieszyć podejmowanie decyzji oraz zwiększyć efektywność operacyjną.  

W miarę rozwoju technologii sztucznej inteligencji, dalsze innowacje w dziedzinie analizy dokumentów są nieuniknione. Dlatego zastanów się, w jaki sposób Twoja firma może wykorzystać tę nowatorską technologię, by w niedługim czasie uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku.